Team cooking e Visible planning

16 agosto 2017
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“Alberto, togliti il grembiule. Sei fuori dall’azienda di…”

C’è chi sostiene che la vita all’interno di un’azienda sia un po’ come un continuo pressure test di Masterchef, che può portarti anche al crollo.

Risorse scarse, tempo che avanza, competizione sempre più serrata e più stancante. Magari con alcuni colleghi che ti guardano dall’altro, pronti a giudicare e a bisbigliare tra di loro.

La vita in cucina e in azienda hanno infatti delle grandi somiglianze: occorrono competenze tecniche ma anche e direi soprattutto trasversali/relazionali (è più facile scuocere una pasta perché non si sa quanti minuti deve cuocere oppure perché ci si distrae?), è fondamentale dividersi bene i ruoli, le responsabilità e pianificare con estrema attenzione le varie attività.

Uno dei miei strumenti preferiti per pianificare è quella del Visible Planning, tecnica di pianificazione visuale mutuata dal Lean Thinking. Su internet potete trovare un sacco di letteratura e se avete voglia di approfondire vi linko questa interessante tesi di 130 pagine che parla della differenza tra Visible Planning fisico (reale, come facciamo noi in Arianna) e virtuale, con software tipo Projectplace, Trello o Wrike.

Se invece preferite leggere dei bei romanzi sotto l’ombrellone e avete poco tempo da dedicarmi, vi consiglio le mie #riflessionitotali qui sotto, oppure questa breve pillola.

Il Visible Planning prevede l’utilizzo di un cartellone diviso in una matrice in cui nelle colonne ci sono intervalli temporali fissi (di solito settimane o mesi, ma ne ho fatti anche giornalieri!) e nelle righe prima le milestones da raggiungere e poi tutte le persone coinvolte nel progetto. Si segnano gli obiettivi e poi le varie persone segnano – procedendo a ritroso – le attività necessarie per raggiungere quegli obiettivi. Periodicamente poi ci si incontra per fare un avanzamento sulle attività, cancellando, spostando o aggiungendo nuove attività ma non discutendo delle singole attività!

Il Visible Planning si completa poi con una Issue Board in cui vengono identificate tutte le criticità risolte, in fase di risoluzione o da risolvere e con un Barashi, cartellone in cui vengono messe foto, diagrammi e disegni che identifichino in maniera immediata il progetto.

Ecco i 3 motivi per cui preferisco il Visible Planning:

  1. Si progetta all’indietro, partendo dall’obiettivo finale e pianificando a ritroso le varie attività.

Di solito si è molto bravi a prendersi i tempi corretti per le attività vicine, ma poi si diventa estremamente ottimisti sulle tempistiche delle attività più in avanti. Procedendo all’indietro si minimizza questo errore.

  1. C’è un’assunzione di responsabilità da parte di chi deve svolgere le attività, che deve scrivere lui stesso la propria attività, fissandone contenuti e data prevista.
  2. Si vedono chiaramente le inter-relazioni tra le varie attività, andando a diminuire i vari alibi sulla successione di attività e in cui si capisce l’effetto a catena che ha il proprio ritardo sulle attività dei colleghi e, in ultima istanza, al raggiungimento del risultato finale.

E voi, che tecniche di pianificazione utilizzate?

Riuscirà il Visible Planning a non farci bruciare più le torte in forno?

Credits: www.riflessionitotali.com

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